找资料
同一件事分散在不同地方
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业务团队培训 · 降本
把 AI 用进
日常工作
AI 业务提效实务：文档、数据与协作
50 分钟内容 ＋ 10 分钟提问深圳市向量森林科技有限公司
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每天都很忙，时间去了哪里？
理变化
新要求与旧版本反复对照
做交接
换个人，就重新解释一次
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先找一段重复发生的工作
01收到需求
02整理信息
03确认条件
04交给下一环节
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已有 OA、ERP，还要增加什么？
先看现有模块、配置与使用方法
再定位仍然重复整理的具体一步
新增工具的价值要在实际工作里检验
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先约定下一位同事要什么
谁接收
业务负责人或原流程中的指定人员
要什么
事实、来源、缺项与下一步
放哪里
确认正式记录和更新方式
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一份工作，认准一个当前记录
原始资料留存，当前记录明确 · 草稿、已复核、待确认状态分开 · 变化发生时更新依据与状态
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AI 能帮我们完成哪些动作？
AI 究竟能帮哪一步
从文字中整理事项、数量和日期
从文字中整理事项、数量和日期
对照多份资料，提示变化与缺项
按约定结构生成任务表和沟通草稿
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把一句要求说成一份任务说明
给谁用、根据哪些资料
需要什么结构和判断标准
缺少什么就明确列出什么
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理解、计算、决定，各有位置
AI
理解文字、整理草稿
规则与程序
校验、计算、保存
业务人员
解释例外、确认承诺、交付结果
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写出了日期，还要保留日期的含义
客户希望到货：需求 · 内部确认交期：业务决定 · 资料没有结论：保留待确认
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三封邮件，先保留完整原文
匿名教学邮件：完整原始输入
【M1｜2026年9月8日 09:00｜主题：A型样品询价】 你好，我们想了解A型样品，先按80件考虑，颜色灰色，请提供报价。具体到货日期稍后再确认。谢谢。 【M2｜2026年9月8日 11:00｜主题：补充样品数量与时间】 补充一下：A型样品数量改为100件，替换上一封的80件；颜色仍为灰色。我们希望9月15日前收到。谢谢。 【M3｜2026年9月8日 15:00｜主题：报价与收货信息】 请先提供含运费报价，收货地址随后补充。我们收到报价后，再确认是否下单。谢谢。
讲述重点
- M1：提出最初样品需求
- M2：明确替换数量与到货期望
- M3：明确报价条件与下单状态
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先把来源与版本关系理清
M2 明确替换 M1 的数量
M3 补充报价和下单条件
未提供
完整规格、地址、价格与内部交期
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先定义什么叫“整理完成”
可复用任务说明：本次完整版本
请为业务负责人整理当前客户需求。 1. 只根据M1、M2、M3，不补充邮件外的事实。 2. 输出四列：事项、当前信息、依据、待确认。每条信息标出M1/M2/M3来源。 3. 明确替换的数量保留最新有效值；关系不明确的变化列为待确认，不自行相加或覆盖。 4. 区分客户期望到货日与我方已确认交期，区分询价与已下单。 5. 资料未提供的规格、地址、价格、内部承诺或负责人，不推测，列为待确认。 6. 另外写一段内部汇报，包含当前需求、所处阶段、缺少的条件和下一步建议。不要代替业务人员作出承诺。
讲述重点
- 只依据 M1、M2、M3
- 输出当前事实、来源和待确认事项
- 另写内部汇报，不代替业务确认
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看起来顺畅，也可能交代错事
错误草稿｜教学故意编写，不能用于执行
客户已确认采购A型灰色样品180件，由销售负责人张经理跟进，我方承诺9月15日前送达。含运费报价已经确认，收货地址按历史地址安排，请生产部门立即排产。
讲述重点
- 数量误加：80＋100 被写成 180
- 期望被写成承诺，询价被写成下单
- 缺失的地址和负责人被自行补齐
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从三封邮件到可靠交接
核对数量，也核对变化关系
原值：80 件（M1）
带走的判断
01
明确替换：100 件（M2）
02
当前需求：100 件，灰色；完整规格待确认
VECTOR FOREST · 企业效率提升
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把客户要求与内部决定分开
- 到货：客户希望 9 月 15 日前收到
- 报价：客户要求含运费，地址尚未提供
- 下单：收到报价后再确认，目前未确认
状态复核对照
| 事项 | 邮件原意 | 当前可记录状态 |
|---|---|---|
| 到货日期 | 希望9月15日前收到（M2） | 客户期望；内部交期待确认 |
| 含运费报价 | 请先提供；地址随后补充（M3） | 待完善条件并报价 |
| 是否下单 | 收到报价后再确认（M3） | 尚未确认下单 |
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参考任务表：事实和缺项一起交接
- 四列固定：事项、当前信息、依据、待确认
- 不增加邮件没有给出的负责人
- 交接后由原流程中的指定人员继续确认
正确参考任务表
| 事项 | 当前信息 | 依据 | 待确认 |
|---|---|---|---|
| 样品需求 | A型100件，灰色；替换原80件 | M2；原值见M1 | 完整规格 |
| 客户期望到货 | 9月15日前收到 | M2 | 内部可交付日期 |
| 报价要求 | 先提供含运费报价；收货地址随后补充 | M3 | 收货地址、单价与运费 |
| 下单状态 | 收到报价后再确认；目前尚未确认下单 | M3 | 客户下单确认 |
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一段汇报，让负责人知道下一步
【内部汇报】 客户当前询价A型灰色样品100件，数量已替换原80件（M2），希望9月15日前收到（M2）。目前尚未确认下单：客户要求先提供含运费报价，收到报价后再确认是否下单（M3）。完整规格、收货地址、单价、运费及内部可交付日期仍需补齐或确认。建议先完善上述条件，按内部流程核实报价与交期后，再由负责客户沟通的人员反馈。
【客户沟通草稿｜发出前由负责人员确认】 您好，已记录A型灰色样品100件及9月15日前到货的期望。为准备含运费报价，请补充完整规格和收货地址。我们将按内部流程核实报价及交付条件后反馈。目前按询价阶段记录，待您收到报价后再确认是否下单。谢谢。
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看条件：什么词、哪份资料影响判断
看例外：什么情况不能按常规处理
看下一步：何时需要找谁确认
方法关系示意 · 不表示实测收益
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把经验拆成条件、动作与例外
- 明确替换：更新对应字段并保留来源
- 关系不清：列出冲突，继续确认
- 涉及承诺：进入原有审批与确认流程
经验规则示例
| 条件 | 处理动作 | 例外与后续 |
|---|---|---|
| 新资料明确替换某字段 | 更新对应字段，保留新旧来源 | 未涉及的其他字段继续按有效依据记录 |
| 新旧数字关系不明确 | 并列记录差异，列为待确认 | 取得明确答复后再更新 |
| 原文为客户期望或询问 | 保留期望或询问状态 | 内部承诺须有相应确认依据 |
| 报价所需条件缺失 | 按企业清单列出缺项 | 由负责人员补齐条件并确认报价 |
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模板里保留真正影响质量的内容
可复用任务模板
用途：为[接收角色]准备[具体交付]，支持[下一步工作]。 资料：只使用[本次资料编号及版本]；保留每项信息的来源。 输出：[所需字段或结构]。 检查：核对数量关系、日期含义、业务状态、来源与缺项；按[企业其他检查项]补充。 例外：信息缺失、关系不清或出现冲突时，列出待确认，不推测结论。 交接：经[企业指定角色]复核后，放入[正式工作位置]；更新时保留依据与状态。
讲述重点
- 用途与接收者
- 资料范围与有效版本
- 输出字段、检查项和例外处理
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换一组资料，方法还成立吗？
独立规则测试样例与参考输出
【独立样例A】原来100件不变，再加20件，总共120件。 【独立样例B】共100件，先发20件，其余后续安排。 说明：这两条只用于检验规则，与前面的M1/M2/M3订单无关。
参考处理
样例A：明确追加；当前总量120件。 样例B：分批安排；当前总量100件，首批20件，剩余80件后续安排，具体后续日期未提供。
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把修改原因留下来，让方法继续可用
记录
哪里错、为什么改、依据是什么
确认
是否具有普遍适用条件
更新
保留版本，再检查原有任务
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只有表格和邮件，也能从一项任务开始
有一段重复工作和可使用的样本
有看得懂结果、能确认标准的人
有清楚的输入、输出与资料缺口
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把整项工作的投入记下来
- 准备资料＋处理＋审核＋返工
- 同时记录遗漏、错误与交接情况
- 比较任务类型、复杂度和质量要求
任务记录表：按实际情况填写，不预设收益
| 记录项 | 需要留下什么 |
|---|---|
| 任务条件 | 任务类型、资料份数、变更与缺项情况 |
| 准备与处理 | 找资料、准备输入、整理或生成的实际用时 |
| 审核与返工 | 复核、修正及交付后补改的实际用时 |
| 质量与交接 | 关键错误、遗漏、接收者追问及完成状态 |
| 使用条件 | 工具或模板版本、审核角色、其他影响因素 |
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有效就留下，有问题就找原因
能稳定减少完整投入
继续使用并记录
问题集中在某一步
缩小或调整任务
结果难检查或反复返工
暂停并恢复原做法
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把“想用 AI”写成一项具体任务
- 任务：多封客户询价邮件形成内部交接
- 输出：带来源的任务表＋简短汇报
- 标准：事实准确、状态清楚、缺项可见
首项任务说明：教学已填示例
| 项目 | 本次示例 |
|---|---|
| 具体工作 | 多封客户询价邮件形成内部交接 |
| 可用资料 | 经许可的邮件、附件及明确版本；本课使用M1/M2/M3匿名材料 |
| 当前重复环节 | 查有效版本、核对变化、反复解释状态 |
| 预期输出 | 带来源的任务表＋简短内部汇报 |
| 合格标准 | 数量和日期含义准确；状态清楚；缺项可见；未编造承诺与负责人 |
| 责任安排 | 样本提供、复核、接收角色由企业在开始前指定 |
| 效果记录 | 完整准备、处理、审核、返工时间及交接质量 |
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选择第一项行动
从一项熟悉的工作开始
把任务说清楚
带走的判断
01
把来源和检查留下来
02
把可重复的做法交给团队
VECTOR FOREST · 企业效率提升
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现场提问
从你的工作
开始提问
10 分钟 · 现场提问
问题入口
01
你想改善哪一项工作？
02
现在有哪些资料和资源？
03
怎样判断结果可以使用？
首次企业培训免费，内容与时间沟通确认。
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资料来源与教学说明
匿名邮件、错误草稿、任务表和汇报均为教学编写
OpenAI 官方资料核验于 2026-09-11
工具功能、资料范围和部署方式按具体版本确认